La preparazione della location per un evento è una fase critica che richiede molta attenzione ai dettagli, esperienza e metodo. Anche un solo piccolo errore può compromettere il successo dell’evento!
Per ottenere il miglior risultato possibile, è fondamentale considerare le specifiche dell’occasione. A seconda del tipo di evento, la sala deve essere allestita in modo diverso.
Ad esempio, per un convegno, un seminario o una tavola rotonda, è necessario un tavolo con tutto l’occorrente per i relatori, come bottiglie d’acqua e bicchieri, blocchi notes e penne personalizzate, cartelli con i nomi dei relatori, sedie o poltroncine adeguate. La scelta delle sedie per il pubblico e la loro disposizione è anche fondamentale, ad esempio per un congresso medico, sarebbe meglio avere sedie con un piano d’appoggio per scrivere.
Oggi molte persone usano i loro laptop e tablet durante convegni e meeting, quindi fornire prese di corrente e porte USB può essere la chiave del successo.
In alcuni casi, l’allestimento perfetto richiede un tocco di scenografia, come una composizione floreale sul tavolo o ai suoi piedi, per renderlo più gradevole e fotogenico.
Per una mostra, invece, il punto focale sarà la preparazione di un percorso ben definito con un inizio e una fine.
Se si tratta di un pranzo o di una cena, l’attenzione dovrà concentrarsi sulla disposizione dei tavoli.
Questi esempi dimostrano l’importanza di prestare attenzione ai dettagli. Di seguito, ti presentiamo 6 passaggi e accorgimenti indispensabili per creare la location perfetta per il tuo evento
Quali sono i punti cardine della location perfetta?
1- La pianta del luogo
Innanzitutto, si inizia con la visita preliminare.
Avere a disposizione una mappa dettagliata con le misure degli ambienti e dei percorsi rappresenta la base per un’organizzazione efficace dell’allestimento.
Questa consente di prevedere e pianificare ciò che effettivamente può essere realizzato in un dato ambiente.
Grazie alla piantina si può ottimizzare lo spazio, evitando ad esempio di creare strettoie o aree vuote, poiché si ha la possibilità di intervenire inserendo le decorazioni più appropriate.
A questo punto, diventa possibile (e decisamente utile) stilare un elenco di tutto il materiale necessario, naturalmente previa richiesta e autorizzazione dei responsabili della struttura ospitante.
2-Personalizzazione del vostro ambiente
La personalizzazione dell’ambiente mediante un corretto utilizzo del branding rappresenta un aspetto di grande rilevanza per svariate motivazioni.
Esprime in modo visivo il messaggio che si intende comunicare attraverso l’evento.
Aiuta a trasmettere e consolidare nella memoria degli ospiti le emozioni e le sensazioni connesse all’evento stesso.
Conferisce un’identità unica e riconoscibile all’evento.
Per questo motivo, è fondamentale dedicare particolare attenzione alla disposizione dei simboli (quali bandiere e stendardi) e alla collocazione di manifesti, striscioni, roll-up e totem, nonché ai pannelli indicativi.
Inoltre, per promuovere l’evento, è opportuno posizionare cartelloni e manifesti non solo all’ingresso della sala, ma anche lungo le strade cittadine e nelle strutture pubbliche locali, previa ottenimento dei necessari permessi.
3- Reception per il banco
Si deve allestire la reception con un banco predefinito o un tavolo coperto da un tessuto dove le hostess registrano gli ospiti usando liste predisposte.
Per rendere l’accoglienza più veloce, si consiglia di preparare badge con le scritte: stampa, relatori, ospiti o sponsor, in modo da suddividere le liste in modo ordinato, nel caso ci fossero diverse categorie di ospiti.
È importante organizzare la reception in modo tale che tutte le operazioni di registrazione, iscrizione e pagamento siano svolte rapidamente, poiché questo incide sulla riuscita dell’evento.
5- Strumenti tecnici
A seconda del tipo di evento, saranno richiesti specifici strumenti tecnici, ed è estremamente importante essere preparati. Ecco i più comuni:
-dispositivi informatici
-proiettore
-schermo
-microfoni e impianto audio
Per quanto riguarda l’amplificazione, sono necessari alcuni accorgimenti. Ad esempio, verificare se i relatori preferiscono microfoni fissi o a clip e se siano necessari uno o più microfoni wireless per eventuali domande dal pubblico.
Se è prevista la partecipazione di un ospite straniero, potrebbe essere necessaria l’interpretazione simultanea. Quest’ultima richiede l’allestimento di cabine per l’interprete e di cuffie per gli spettatori.
Un’alternativa potrebbe essere l’utilizzo di un interprete consecutivo (tecnicamente noto come “chuchotage”).
Prima di prenotare la sala, è quindi necessario accertarsi che sia adatta all’utilizzo di tutti i supporti tecnici e audiovisivi necessari.
6- I servizi
Se non è possibile allestire una cucina all’interno della sede dell’evento, è possibile optare per un servizio di catering che offra piatti freddi o piatti caldi facilmente conservabili con appositi scaldavivande. In ogni caso, è importante scegliere una ditta fornitrice del servizio di catering che garantisca professionalità, serietà e qualità.
Inoltre, se l’evento dura tutta la giornata, è importante prevedere i costi per un buffet e un coffee break per garantire agli ospiti una pausa durante l’evento. La scelta della sede dovrebbe quindi tenere conto della disponibilità di una sala attigua alla sala principale dell’evento per l’allestimento del buffet e del coffee break.